Las empresas necesitan cada vez más del kaizen

Cómo implementar procesos de mejora continua dentro de las empresas y formar una gestión que sepa ver oportunidades y distribuir esfuerzos.

Por José Roberto Ferro – Fundador Lean Institute Brasil

En el ambiente competitivo y hostil que vivimos hoy, las empresas necesitan cada vez más de kaizen. Los costos aumentan cada día y las difíciles condiciones de los mercados, con el estancamiento actual de la economía (Brasil 2015), hacen que esta necesidad sea imperiosa.

Hace muchos años, un gran número de empresas comenzaron a desarrollar programas de mejora continua. Y para ellos asignan a personas específicas que lideraran estas iniciativas.

Pero hay que ir más allá. Es necesario hacer del kaizen una actitud, un hábito y una práctica cotidiana de todos en la empresa. Mejorar siempre. Cada día un pequeño paso. Y algunas veces, grandes pasos. Porque algunos costos de las empresas aumentarán siempre.

Kaizen es una palabra de origen japonés compuesta de kai, que significa «cambio» y zen que significa «bueno». La idea entonces es «cambiar para mejor». O, si lo prefiere, «mejora continua». Kaizen tiene que ver con mejorar la forma de realizar un trabajo, sea cual sea. Significa mirar cualquier actividad con ojos críticos y perfeccionarla, teniendo siempre un principio básico: reducir o eliminar los desperdicios, las actividades que no agregan valor y, por lo tanto, no interesan a los clientes. Y también resolver problemas en la empresa.

Esta es la «actitud kaizen»: hacer algo hoy mejor de lo que se hizo ayer. En todas las actividades y en cualquier tipo de empresa existen siempre situaciones y oportunidades para el kaizen. No hay compañías perfectas.

Kaizen, en principio, se trata de una idea aceptada prácticamente por unanimidad en una organización. Después de todo, ¿quién no quiere mejorar? ¿Quién no quiere progresar? Pero hay muchas dificultades para llevarlo a la práctica y hacer cotidiana esta buena idea. Una dificultad básica es ser capaz de ver las oportunidades. Las personas no tienen conocimiento ni capacidad para tanto y los sistemas de gestión no están diseñados para exponer problemas ni oportunidades de mejora.

No siempre es posible disponer de tiempo y esfuerzo en empresas que están en modo de apagar incendios constantemente y con colaboradores siempre sumiergidos el día a día.

Para hacer el kaizen eficaz es necesario colocarlo en el nivel estratégico de la organización, trazando claramente las necesidades del negocio y, a partir de ahí, definiendo los focos de la mejora. Para evitar perder tiempo y esfuerzo en mejoras que no son prioritarias y al mismo tiempo dejar de centrarse en lo que no es importante.

Para que el kaizen pueda entrar en el día a día de las empresas, es necesario que todos en la organización cambien algunos modos básicos de pensar. En primer lugar, no deben tener miedo de cambiar. Es necesario, entonces, que se tenga una actitud siempre «pro-activa» para cambios que mejoren lo que se está haciendo. Deben al menos intentar mejorar y ver qué pasa.

Para ello, hay que autocriticar sus actividades y no «acomodarse» con lo que se está haciendo, hallando todo normal, perdiendo de vista que todo lo que se hace puede y debe ser siempre mejorado. Es necesario un aprendizaje permanente que viene del esfuerzo de al menos simplemente intentar, pues «hacer algo mejor» es también «aprender a cómo hacerlo mejor», pensar «fuera de la caja» cuando sea necesario.

Junte esto al uso diseminado del llamado «método científico» para la identificación y resolución de problemas.

Establecer el kaizen como actitud permanente es muy difícil, principalmente cuando intentamos adoptar esa postura con relación a nuestro propio trabajo. En otras palabras, encontrar problemas y oportunidades de mejora en lo que otros hacen tal vez no sea tan difícil, pero mirar a nuestro propio ombligo y de nuestra «área», percibiendo lo que puede y debe ser mejorado tiende a ser mucho más complicado.

El kaizen debe ser estimulado y realizado permanentemente si una organización quiere sobrevivir en este ambiente hostil para las empresas en el que vivimos en los días actuales.

Fuente: Libro “Enxuga Aí” – Artículo publicado 17 de febrero de 2015