La perspectiva de que las empresas reúnan grandes bases de datos que puedan utilizarse para apoyar el uso de la Inteligencia Artificial está desencadenando lo que algunos ya llaman una nueva fiebre del oro.

La información es uno de los recursos más valiosos para las organizaciones hoy en día. Conocer, por ejemplo, las preferencias y hábitos de los consumidores es decisivo para los mecanismos de marketing digital. No es de extrañar que la sociedad esté preocupada por las cuestiones de confidencialidad y protección de datos. La perspectiva de que las empresas reúnan grandes bases de datos que puedan utilizarse para apoyar el uso de la Inteligencia Artificial está desencadenando lo que algunos ya llaman una nueva fiebre del oro.

Sin embargo, como todos los aspectos de la gestión, esta búsqueda acelerada de información, si está mal planificada, puede generar una gran cantidad de desperdicios, que a menudo pasan desapercibidos, como si fueran invisibles.

Por ejemplo, el desperdicio de demasiada información sin una finalidad clara. Con la facilidad de los formularios electrónicos y los sistemas de almacenamiento de gran capacidad, existe la falsa percepción de que la información es gratis. Pero no lo es, porque a menudo requiere cierto esfuerzo por parte de alguien para introducir los datos, ya sea un empleado de la empresa o el cliente.

Sólo hay que ver los registros repetitivos que piden a los clientes que registren la misma información varias veces, lo que genera una enorme insatisfacción. ¿Quién no ha tenido que escribir o decir su número de identificación varias veces al hablar con una empresa?

O los flujos de información en las empresas, donde los mismos datos, ya sean sobre un producto o un proveedor, son introducidos por diferentes personas en diferentes pantallas del sistema, lo que, además de redundancia, genera incoherencias en la información.

Son desperdicios que podrían evitarse con sistemas más ágiles, con la información que realmente se necesita introducida una sola vez. Pero esto requiere una comprensión completa de los flujos de valor, lo que es difícil en organizaciones que siguen organizadas en silos.

Un segundo desperdicio en materia de información en las empresas es la no utilización de la información. Imaginemos que se ha recogido mucha información sobre aspectos relevantes de los procesos: tiempos de procesamiento y productividad de procesos administrativos o de producción, averías de máquinas y tiempos de mantenimiento, etc. Muchos de estos parámetros se recogen ahora por millones cada segundo mediante sensores y sistemas de monitorización. El gran desperdicio en este caso es no utilizarlos.

“ Los datos que sólo se archivan nunca servirán para nada”

De nada sirve disponer de sofisticados sistemas de recopilación de datos si no se ha pensado desde el principio cómo transformarlos en información útil. Los datos que solo se archivan nunca servirán para nada. Es como una biblioteca, pero nadie va a utilizarla, investigar o aprender de ella. O es como tener una gran cantidad de datos, pero esperar a que se acumulen durante mucho tiempo para analizarlos. Esto sería un desperdicio de stock, que generaría acciones retrasadas sin mucho efecto. Sin procesos diseñados para analizar, identificar mejoras y tomar medidas inmediatas, los innumerables datos acumulados carecerán de valor.

Estos son sólo algunos ejemplos del desperdicio que puede producirse cuando se trata de manejar información. Seguro que te has encontrado con estos y muchos otros en la empresa en la que trabajas o en tu experiencia como consumidor.

Por lo tanto, una preocupación relevante de un sistema de gestión para cualquier tipo de empresa debe ir en esta dirección. Tener información es valioso. Pero lo que realmente marcará la diferencia es la forma en que se utilizará para realizar mejoras. Y esto debe venir junto con el diseño del sistema de información, pero no después.