Palabras: Sergio Ferigo – CEO de FPZ Spa, en Italia, Gianni Lorenzani – Head of Health & Safety en FPZ Spa, y Matteo Consagra – Lean Coach at Instituto Lean Management.
Apoyo adicional e información proporcionada por: Paolo Mauro, Susanna Cecchi, Georgiana Ceausu, Andrea Lazari y Mauro Mantovanelli.
El 21 de febrero, el primer caso de Covid-19 en Italia fue descubierto en Codogno, en la provincia de Lodi – a unos 70 kilómetros de donde estamos. Todos sabemos lo que ha pasado desde entonces, en Italia y en el resto del mundo. En pocos días, nuestras vidas han cambiado más allá del reconocimiento y no estamos seguros por cuánto tiempo.
En el artículo que publicó el lunes en el Planeta Lean, Michael Ballé nos recordó que frente a una crisis, uno puede reaccionar de dos maneras: con una mentalidad fija o con una mentalidad de crecimiento. En FPZ, hemos elegido esta última. En esta crisis, hemos elegido seguir aprendiendo y mejorando; hemos elegido la continuidad del negocio; en una palabra, hemos elegido luchar.
Nos damos cuenta de que tenemos un deber que cumplir, como elemento clave en una importante cadena de suministro. Los componentes que producimos se utilizan en la automatización industrial, para la dosificación de sustancias en procesos químicos, farmacéuticos y alimentarios, en sistemas de ventilación, limpieza industrial, etc. Sin productos como los nuestros, fabricar productos básicos sería difícil y finalmente imposible.
Somos muy conscientes de nuestro papel en esta crisis sanitaria. Si los trabajadores de la salud están en primera línea y los que prestan servicios – como la distribución de alimentos y medicamentos – están en la segunda línea, estamos contribuyendo a este esfuerzo colectivo desde la periferia.
Es esta conciencia la que nos anima a permitir que nuestra compañía y las personas que trabajan en ella continúen operando, con total seguridad, por supuesto.
La flexibilidad que nos ofrece nuestra cultura Lean, nuestro compromiso con la solución de problemas y nuestra determinación de tener siempre un plan de contingencia listo para nuestros recursos críticos nos permitió comunicarnos rápidamente con nuestros proveedores clave y posibilitar medidas internas destinadas a garantizar la continuidad de la producción.
¿Qué es la gestión Lean si no es la resolución estructurada de problemas para satisfacer siempre a los clientes y minimizar el desperdicio?
En este sentido, la continuidad de la empresa nos permite seguir deleitando a nuestros clientes externos sin interrupciones, al tiempo que proporciona a nuestros internos la dirección necesaria en un momento de dolorosa incertidumbre. Desde que comenzó esta crisis, la calidad de nuestra vida laboral se ha mantenido tan alta como el nivel de servicio que ofrecemos a nuestros clientes.
Nunca hubiéramos imaginado tener que lidiar con una situación como esta, ni siquiera dentro de nuestros planes de emergencia. Sin embargo, nuestro trabajo para desarrollar gerentes y personal de primera línea, que se basa en la creencia de que depende de cada individuo garantizar la seguridad del sistema, ha hecho que todos en FPZ estén listos para actuar con rapidez e inteligencia, moviendo el negocio en la dirección señalada por la Organización Mundial de la Salud y el gobierno Italiano.
NUESTRA RESPUESTA
El día después de que se anunciara el primer caso de Covid-19 en Italia, creamos un Comité de Seguridad de WhatsApp para coordinar nuestra respuesta. Era un sábado y, para el lunes, las primeras medidas ya estaban en marcha. Éstas incluían permitir que la gente sólo bebiera agua de una botella o usara vasos desechables, cancelar nuestros viajes de negocios y la participación en ferias (las que no se cancelaron), suspender todas las visitas y dar licencia por enfermedad a aquellos empleados con condiciones preexistentes que los hicieran particularmente vulnerables al virus.
Aprovechamos la gran adaptabilidad de nuestro sistema informático para dotar a las personas de las herramientas necesarias para trabajar eficazmente desde casa -ya sea el acceso a los servidores de la empresa o a las líneas telefónicas- y para mantenerlas conectadas y al tanto del progreso de todas las actividades. Hace dos años, implementamos nuevos estándares en nuestro Departamento de TI para permitir que cualquier estación de trabajo en FPZ se convierta en un espacio de trabajo remoto a través de cualquier interfaz (PC, un ordenador portátil o un teléfono inteligente). Por lo tanto, cuando comenzó la crisis de Covid-19, todo lo que teníamos que hacer era desplegar el protocolo: el lunes 24 de febrero, el 65% de nuestro personal de oficina ya estaba trabajando desde casa (ahora es el 90%). Durante las últimas tres semanas, no hemos visto ningún impacto negativo en nuestro servicio a los clientes – que ha sido nuestro objetivo desde el principio.
Al no poder visitar a los clientes, el Departamento de Ventas y Marketing está utilizando este tiempo para trabajar en la imagen de la empresa y planificar para el momento en que las cosas vuelvan a la normalidad. Ellos también han trabajado inteligentemente desde el primer día de esta crisis, e inmediatamente encontraron sus pies: al menos una vez al día, tienen una llamada de alineación y la calidad de su trabajo es tan alta como siempre.
También han completado actividades que habían sido trabajos en curso durante un tiempo y han comenzado proyectos que nunca tuvieron tiempo de poner en marcha.
En un momento como este, llegar a todos dentro de FPZ es fundamental, por lo que hemos estado trabajando duro para impulsar nuestras comunicaciones internas – especialmente utilizando la videoconferencia, la red social de la empresa, y los servicios de nube. Hemos creado varios grupos de WhatsApp, con un máximo de seis participantes cada uno, para compartir información relevante.
También se anima a la gente a compartir contenidos ligeros, como los miles de memes que circulan por Internet en estos días, pero les pedimos que no lo hagan en estos grupos. Es importante distinguir lo que es serio y lo que es divertido.
Incapaces de encontrarnos cara a cara, hemos encontrado diferentes maneras de sentirnos cerca unos de otros en estos extraños tiempos y dar voz a la gente. Por ejemplo, estamos creando videos cortos que muestran cómo cada uno de nosotros está lidiando con los arreglos de trabajo actuales y el encierro del país. Aquí hay un ejemplo: Ver video
Y mira este tutorial que usamos para enseñar a la gente a usar las herramientas de videoconferencia [protagonizado por los hijos de Sergio].
Para garantizar la continuidad del suministro, también estamos utilizando parte de nuestra capacidad extra para producir productos estándar que transferimos a varios almacenes situados fuera de la región de Lombardía (la más afectada de Italia en esta emergencia).
Tan pronto como el coronavirus apareció en Italia, empezamos a rastrear el estado de cada proveedor y abrimos canales de comunicación de emergencia con los más críticos. Creemos que es importante compartir las mejores prácticas con ellos y asegurarnos de que ellos también implementen todas las medidas de seguridad necesarias para continuar operando.
Otras empresas del grupo FPZ también han estado tomando las medidas establecidas por el Comité de Seguridad – como la limpieza y el saneamiento adicionales (ver más abajo). Día tras día, todas las empresas de nuestro grupo se adaptan a las nuevas restricciones introducidas por el Comité o, a nivel nacional, por el gobierno.
En la compañía madre, en Arivent (nuestra compañía de ventiladores industriales) así como en Doseuro (nuestra compañía de bombas dosificadoras), los equipos han preparado un documento de Evaluación de Riesgos. Todas nuestras empresas están haciendo un mapa de la situación de sus proveedores clave para saber quién ha reducido la producción, quién trabaja a un ritmo normal y quién ha cerrado.
La gestión Lean permitió una rápida respuesta a la crisis del coronavirus en FPZ.
LA SEGURIDAD SIEMPRE ES LO PRIMERO
La gestión eficaz de la seguridad depende de lo bien que podamos predecir el riesgo. En nuestro mundo globalizado, era inevitable que el Covid-19 quedara simplemente confinado a China. Esto significa que, cuando llegó la noticia de que la zona alrededor de Codogno había sido puesta en cuarentena, nuestras medidas de seguridad ya habían sido preparadas. Era sólo cuestión de aplicarlas. Para no ser sorprendido sin estar preparado, la previsión es clave, junto con la capacidad de “leer” la dinámica externa y los requisitos internos.
La rapidez de nuestra respuesta fue el resultado de la extraordinaria capacidad del equipo de la FPZ para trabajar juntos en la búsqueda de soluciones a un problema común. Nuestra gente está acostumbrada a dar abiertamente su contribución a la mejora del negocio.
La agresividad de este virus y la experiencia del pueblo chino ya nos había enseñado que la única manera de detener efectivamente o al menos frenar la propagación del Covid-19 sería mantener físicamente a las personas separadas. Tendríamos que evitar cualquier contacto entre los trabajadores, pero al mismo tiempo teníamos que asegurarnos de que esta información se comunicara de la manera correcta.
Así que tomamos todas las medidas necesarias para reducir el riesgo de infección desde el primer día. En la planta de producción, hemos compartimentado los grupos de trabajo para eliminar el contacto entre las personas en diferentes áreas de la planta de producción.
Tenemos dos sitios (uno frente al otro) que están casi completamente separados en este momento: sólo se permite la entrada a dos trabajadores del almacén en ambos, usando una máscara FFP2. Para limitar aún más las posibilidades de interacción, hemos separado físicamente las áreas de montaje y acabado.
La nueva organización del espacio ya nos ha enseñado algo nuevo: la importancia de transferir sólo la información crítica de un área a otra y de sincronizar mejor la comunicación entre las diferentes áreas.
Sólo tres operarios a la vez pueden entrar en el vestuario, para asegurarse de que pueden mantener la distancia de seguridad recomendada de un metro y para evitar que los individuos potencialmente infectados (que podrían no presentar ningún síntoma) transmitan el virus a sus colegas. Desde el primer día de esta crisis, hemos duplicado las veces que se limpian y desinfectan los vestuarios, porque cada turno tiene derecho a un entorno limpio y libre de virus.
También hemos tomado medidas en nuestra sala de descanso. Aquí tampoco pueden entrar más de tres personas a la vez y deben mantener la distancia de seguridad en todo momento. Para hacer esto posible y evitar el hacinamiento y las colas junto a las máquinas de café, hemos dispuesto diferentes tiempos de descanso a lo largo del día. También hemos revisado nuestro horario y turnos para dar a la mayoría de nuestros operadores la oportunidad de almorzar en casa con sus parejas e hijos (las escuelas están cerradas en Italia por el momento).
También hemos podido ordenar suficientes máscaras – no estamos seguros de cuando las recibiremos, todavía – para que nuestra gente las lleve a casa con sus familias.
También desinfectamos todos los equipos, instrumentos de medición y máquinas herramientas después de cada uso y al final del turno – para asegurarnos de que todos puedan trabajar con seguridad. Los operadores también desinfectan regularmente los teclados. La gente es aún más consciente que antes de la necesidad de cuidar el equipo que comparten con sus colegas.
A medida que la situación continúa evolucionando, estamos aprendiendo a ser pacientes y lo importante que es invertir continuamente en la educación de nuestra gente frente a esta amenaza.
NOS CUIDAMOS LOS UNOS A LOS OTROS
Estamos conmovidos por la fuerza y la determinación que muestra nuestro pueblo, y nos comprometemos a hacer todo lo que esté a nuestro alcance para seguir protegiéndolos mientras realizan su trabajo. La mayoría de ellos lo están haciendo bien, pero algunos – comprensiblemente – se sienten ansiosos y estresados.
Puede que vivan solos y que estén luchando para hacer frente al aislamiento social; o puede que tengan familia lejana o parientes vulnerables. Lamentablemente, uno de los nuestros ha sufrido la pérdida de un tío. Nos esforzamos por ayudar a todos los necesitados a través del diálogo y el apoyo psicológico proporcionado por nuestro consejero interno Aldo Terracciano mediante sesiones de vídeo (ha trabajado con nosotros durante mucho tiempo y la gente confía en él).
En muchos sentidos, esta emergencia está sacando lo mejor de nuestra gente. Algunas personas me han dicho que se sienten privilegiadas de poder salir de casa y venir a trabajar, porque es difícil matar el tiempo en casa y ver las noticias sólo genera más estrés en ellas. Este es el espíritu correcto, el cual recomendamos. Aún más loables son los trabajadores de FPZ que trabajan desde casa mientras cuidan a sus hijos.
Nos parece que mirar al futuro con un objetivo común es un gran estímulo moral, y que es valioso tratar esta situación como otro reto del que podemos aprender: en lugar de limitarse a aguantar lo que está pasando, nuestra gente encuentra consuelo en trabajar para aumentar la seguridad en el trabajo o para garantizar la continuidad de la producción.
Hasta ahora, en FPZ no hemos visto una disminución en el número de pedidos. Aunque sabemos que esta situación va a afectar a toda la economía con bastante fuerza, no estamos preocupados porque estamos en una situación financiera sólida y podemos reaccionar rápidamente a las circunstancias cambiantes.
Seguiremos vigilando nuestros indicadores clave de rendimiento y parámetros y adaptando nuestra capacidad de producción a la demanda de los clientes. En el pasado, antes de comprometer a la totalidad de FPZ en la mejora continua, no habríamos tenido otra opción que seguir produciendo. Hoy sabemos que generamos valor produciendo, pero también mejorando, fortaleciendo nuestros procesos y aprendiendo.
Es inspirador ver lo rápido que nuestra empresa ha sido capaz de actuar en esta situación increíblemente difícil, tomando decisiones sensatas y proponiendo contramedidas compartidas. En cierto modo, vimos un ejemplo perfecto de PDCA aquí, con cada nuevo decreto del gobierno siendo absorbido por el ecosistema de la FPZ como un nuevo ajuste en un ciclo de mejora.
ALGUNAS DE LAS COSAS QUE APRENDIMOS
Nos gustaría compartir con ustedes algunas de las cosas que hemos aprendido en las últimas tres semanas:
- El capitán del barco debe ser franco pero positivo, sin menospreciar el riesgo. En estos tiempos difíciles, tenemos que cuidar más que nunca el estado de ánimo de nuestra gente.
- Los humanos son seres sociales y conseguir que se interioricen las desagradables, pero necesarias medidas de aislamiento ha sido difícil.
- La información que se da a la gente nunca está de mas, ni siquiera sobre los comportamientos que deben seguir cuando llegan al trabajo o salen para ir a casa (evitar el transporte público y el uso compartido del coche, etc.).
- El mensaje no siempre llega a todos de la misma manera. A pesar de nuestro mejor esfuerzo, algunos colegas continuaron subestimando la amenaza del virus.
- Siempre que implicamos a las personas en el proceso de toma de decisiones (por ejemplo, sobre cómo reorganizar los turnos de producción), siempre vimos una participación y no experimentamos ninguna resistencia.
- Cuando se avecina la inestabilidad, el mensaje que se transmite a las personas tiene que ser claro e imposible de malinterpretar.
- La colaboración entre los departamentos y la oficina es fundamental para ayudarse mutuamente en un momento difícil.
- Concéntrese siempre en el aprendizaje, porque sólo compartiendo y co-creando ideas podemos lograr el crecimiento personal de todos los involucrados.
Queremos que la gente de FPZ nos siga por voluntad propia, porque comparten nuestras ideas y visión, no porque tengan miedo de no hacerlo. En tiempos inciertos como estos, la gente necesita que se le dé seguridad en el trabajo y seguridad en el empleo, que son ambas claves para su bienestar. Necesitan saber que nuestras acciones están destinadas a ayudarles, siempre; y nosotros, el equipo directivo, necesitamos entender que nuestra legitimidad para dirigirles proviene de nuestra voluntad de escuchar sus necesidades y nuestra capacidad de tranquilizarles.
El Lean management nos ha permitido tener éxito como empresa hasta ahora, sin importar la crisis que hayamos encontrado. Nos ha hecho resistentes y adaptables, y nos permite responder a la emergencia del coronavirus rápida y eficazmente.
Puede parecer que el mundo se está poniendo patas arriba, pero las cosas en FPZ siguen siendo notablemente normales, con sólo un poco de previsión y algunas reglas adicionales.
Creemos que nuestra compañía, y de hecho nuestro país, saldrá de este trágico capítulo más fuerte que nunca. A medida que los italianos descubrimos que el aire que respiramos es más limpio, nos enamoramos de la recién descubierta claridad de los canales de Venecia, y admiramos la belleza de un cielo nocturno libre de smog, estamos aprendiendo lo que es quizás la lección más importante de todas: que todos compartimos un destino común. Estamos comprendiendo la importancia de pertenecer (a una comunidad, a un negocio, a una familia), de hablar el mismo idioma, de eliminar los conflictos pensando en el conjunto y no sólo en nosotros mismos.
