En esta segunda parte del artículo sobre cómo sacarle el máximo provecho al mapa de flujo de valor. Continuaremos explorando cinco consejos adicionales que te ayudarán a optimizar tus esfuerzos de mejora

Nos adentraremos en aspectos clave como la relevancia de las métricas, la necesidad de consenso en la visión del estado futuro y cómo hacer que el proceso de mejora sea atractivo y significativo para las personas.

Si te perdiste la parte 1 léela aquí.

1. Aborda el problema por partes, hasta resolverlo todo, o al menos todo lo que necesites

Al iniciar tu esfuerzo de mejora, intenta que los equipos de acción participen en ciclos de aprendizaje rápido en las dos o tres semanas siguientes a la conclusión de un ejercicio de mapeo. Elabora planes de aplicación de resultados rápidos de 30, 60 y 90 días, pero piensa en un futuro a 18 o 24 meses. En otras palabras, sitúa los esfuerzos de mejora a corto plazo en el contexto de una visión a más largo plazo. De este modo, las personas tendrán una idea de hacia dónde se dirigen, y tú te aseguras de no hacer un trabajo de mejora que optimice algunas partes del flujo de valor pero suboptimice otras.

2. Mide las cosas correctas

Antes de empezar, ten claros los “signos vitales” de tu flujo de valor -las pocas métricas clave que te indican si el rendimiento del flujo de valor es saludable- y las pocas métricas clave de los procesos individuales que componen el flujo de valor.

Asegúrate de medir cosas que sean significativas para las personas que hacen el trabajo, permitiéndoles ver la mejora y cómo su trabajo se relaciona con los objetivos y métricas organizativas de más alto nivel. Utiliza los sistemas de información existentes siempre que puedas, pero puede que tengas que medir manualmente cuando estés empezando. Si es así, simplifica las mediciones, de lo contrario, no se harán con honestidad.

3. Experimenta antes de aplicar

Establece la norma básica de que no se implemente ninguna “solución” que no haya sido probada para confirmar que resolverá el problema para el que fue identificada.

4. Asegúrate de que todas las partes involucradas estén de acuerdo

Algunos de los rediseños de flujos de valor más críticos implican trabajar en distintas funciones y organizaciones. De hecho, aquí es donde el mapeo del flujo de valor cobra todo su sentido. Muchas organizaciones saltan de un mapa del estado actual a un punto de mejora kaizen.

Sin embargo, a la hora de elaborar un mapa de flujos de valor interfuncionales o interorganizacionales, hay que asegurarse de que todas las partes clave estén de acuerdo en los problemas que hay que resolver y lleguen a un consenso sobre la visión del estado futuro (en forma de mapa).

El acuerdo sobre una visión que elimine o aborde estos problemas, convierte el mapeo de flujo de valor en una poderosa herramienta para la resolución de problemas a nivel de sistema.

5. Haz que sea divertido. (O al menos que no sea doloroso)

Ya he mencionado la importancia de involucrar a las personas en actividades de mejora que tengan un significado personal para ellas. Sin embargo, hemos visto cómo muchos de nuestros clientes se volvían francamente creativos a la hora de comprometer a sus empleados en la socialización de mapas y planes de mejora y en experimentos de aprendizaje rápido. Estos esfuerzos incluyen:

Comunicar las actualizaciones en cenas de espaguetis de cambio de turno o noches de casino.
Utilizar temas singulares (a menudo relacionados con el deporte) para los tablones de obeya y las reuniones de la junta directiva.
Publicar fotos de los empleados que participan en el trabajo.
Dar reconocimiento a las personas que han ido más allá en los esfuerzos de mejora.

Mi favorito de todos los tiempos sigue siendo una serie de tableros de comunicación con el tema de una película para un flujo de trabajo de radiología general. Utilizaba “Playing Now” para el esfuerzo de mejora en curso, “Coming Attractions” para los flujos de trabajo programados que debían mejorarse y “Critic’s Corner” para los comentarios de los miembros del personal sobre experimentos y problemas.

Maximizar el potencial de tu mapa de flujo de valor implica más que solo trazar líneas y procesos. Se trata de involucrar a tu equipo en un viaje de mejora continua, establecer métricas relevantes, enfocarse en la experimentación y, en última instancia, crear un ambiente de trabajo enriquecedor y significativo. Al seguir estos consejos, estarás en el camino correcto para transformar tu flujo de valor de manera efectiva y sostenible.

Recuerda que el éxito en la optimización del flujo de valor radica en la colaboración, la innovación y el compromiso continuo de todos los involucrados. ¡Adelante, y que tu proceso de mejora sea un viaje exitoso y gratificante!