¿Estás seguro de haber hecho el proceso A3 correctamente, pero quieres comprobar la lógica de tu pensamiento? ¿O necesitas algún consejo para orientar a alguien en su pensamiento A3? Este es un enfoque que podría ayudarte

¿Alguna vez te han dicho: “Tienes que hacer un A3 sobre eso”? O peor aún, “¿Deberías hacer un A3?”. A mí también. Así que vale la pena repetir que, aunque el informe A3 parezca simplemente un documento de 29 x42 Centímetros para llenar, es mucho más que eso. El A3 te sirve de guía a través de varios ciclos de mejora o para la resolución de problemas planificar-hacer-comprobar-actuar (PDCA). Y a medida que avanza y registra el proceso de pensamiento A3, se convierte en un informe que te ayuda a comunicarte y colaborar con los demás. Para los líderes y gerentes, el proceso A3 es una forma de involucrar a las personas en el diálogo, en el gemba. [NOTA: Hay diferentes formas de practicar el PDCA, pero yo utilizo el proceso PDCA específico de la metodología de 8 pasos de Toyota].

... queremos centrarnos en el proceso de pensamiento A3, no sólo en el A3 como informe. Esta es una forma de asegurar que tu pensamiento A3 es sólido.

Como ya he dicho antes, debemos tener cuidado al hablar de los A3; queremos centrarnos en el proceso de pensamiento A3, no sólo en el A3 como informe. Por lo tanto, esta es una forma de asegurarse de que tu pensamiento A3 es sólido. Y ya que uno de los principales objetivos de utilizar el pensamiento A3 es evitar que los solucionadores de problemas se precipiten a las soluciones, poner a prueba su proceso de pensamiento A3 significa examinar de cerca si realmente han participado en cada parte del proceso.

Prueba “leerlo al revés”

Experimenté esta valiosa lección, llamada “lectura al revés”, de primera mano de mis formadores durante mi estancia en Toyota. Así que, para comprobar que tu pensamiento A3 es sólido, lee tu A3 al revés, de arriba abajo de izquierda a derecha. También puedes utilizar este enfoque como práctica de autoformación en A3. Los directivos pueden utilizarlo para ayudar a los propietarios de A3 a reforzar su capacidad de resolución de problemas.

Cuando veo que alguien se apresura en el proceso de resolución de problemas, lo animo a leer su informe A3 al revés, sabiendo que hay puntos de control dentro del A3 que le llamarán la atención. El proceso PDCA dentro del A3 “sabe” cuándo se rompe la lógica entre los pasos. Sólo hay que estar dispuesto a ser consciente y sintonizar la frecuencia adecuada para escucharlo.

Tradicionalmente, leemos la “historia PDCA” de izquierda a derecha. Para el creador o el propietario del A3 El lado izquierdo consiste en:

Definir el propósito
Aclarar el problema y enmarcarlo como una brecha medible
Desglosar el problema y seleccionar un problema prioritario
Encontrar el punto de aparición del problema e identificar su causa raíz

El lado derecho de un A3 consiste en:

Desarrollar contramedidas
Identificar las contramedidas y llevarlas a cabo
Supervisar/comprobar el proceso y los resultados
Estandarizar y compartir las mejores prácticas, a veces nuevas (yokoten)

Para la mayoría de las personas (especialmente los occidentales) es natural leer de izquierda a derecha; así es como escribimos y leemos. El escritor revela los elementos esenciales de la historia en el orden que mejor comunica la información. Del mismo modo, escribir y leer un informe A3 de izquierda a derecha cuenta una historia lógica. Siempre me han animado -y animo a las personas que entreno- a que el informe A3 sea “apto para todos”. Hay que crear un A3 que todo el mundo entienda, aunque no sepa nada del proceso.

Si puedes leer el informe A3 de izquierda a derecha y luego de derecha a izquierda y responder a todas las preguntas anteriores, has superado la prueba de lógica de causa y efecto entre los pasos del PDCA en ambas direcciones, de ida y vuelta.

Por ejemplo, pueden asegurarse de que el propietario del A3 no se limitó a tener suerte al elegir la contramedida correcta (también conocido como el método de lanzar un dardo). Además, pueden distinguir mejor que los solucionadores de problemas utilizaron hechos y no opiniones, para guiar su pensamiento.

Aunque este mecanismo de comprobación de lectura inversa no es 100% a prueba de errores (poke-yoke), requiere que el propietario del A3 considere profundamente y responda a preguntas sobre la lógica de su pensamiento.

Lectura al revés, paso a paso

Para leer un A3 al revés, empieza por la parte inferior, a la derecha del A3, y lee cada sección en orden inverso. A medida que leas, haz las siguientes preguntas, comprobando si cada respuesta está relacionada con el propósito del A3 y con la brecha que el propietario del A3 está tratando de cerrar:

¿Cumple la nueva norma o procedimiento escrito, las expectativas del cliente (interno/externo)?
¿Se ha normalizado el nuevo proceso basándose en el seguimiento del proceso tras la aplicación de la contramedida?
¿La(s) contramedida(s) ha(n) demostrado (mediante el seguimiento) que aborda(n) la(s) causa(s) raíz del problema?
¿La(s) causa(s) raíz abordada(s) se ocupa(n) del punto de ocurrencia en el proceso?
¿El tratamiento de la(s) causa(s) principal(es) han permitido alcanzar el objetivo? (¿En qué medida y en qué momento?)
Al cumplir el objetivo, ¿se abordó el problema prioritario (la parte más pequeña de la brecha)?
¿Redujo el problema prioritario algún porcentaje de la brecha?
¿La reducción de la brecha en algún porcentaje te ayudó a mejorar un indicador clave de rendimiento?
¿La mejora de un indicador clave de rendimiento te ayudó a alcanzar el objetivo final (propósito de la resolución del problema)?

Si puedes leer el informe A3 de izquierda a derecha y luego de derecha a izquierda y responder a todas las preguntas anteriores, has superado la prueba de lógica de causa y efecto entre los pasos del PDCA en ambas direcciones, de ida y vuelta.

Si no puedes mantener la lógica, puede significar varias cosas:

Has saltado a una solución demasiado rápido, resolviendo sólo un síntoma
Has basado tu A3 principalmente en suposiciones y opiniones
No has “ido a ver” el proceso en persona, en el gemba
No entraste en un diálogo genuino con las personas que hacen el trabajo

Estos son sólo algunos de los factores que contribuyen a la ineficacia de la resolución de problemas. Si estás “haciendo” o “llenando” un A3 detrás de tu escritorio, puedo decir que la mayoría de las veces no podrás responder a las preguntas anteriores.

Recuerdo que mis formadores japoneses me decían a veces: “Has tenido suerte. La suerte no es sostenible”. Esta réplica es representativa del pensamiento que hay detrás de las infames marcas de “bolígrafo rojo” que muchos han obtenido en sus A3 de los sensei.

Así que, ahora que conoces el secreto, depende de ti entender, practicar y desarrollar a otros en este proceso de pensamiento A3. Si estás dispuesto a invertir tiempo, obtendrás una metodología probada con resultados repetibles y sostenibles.

Utilizar el pensamiento A3 con los miembros de tu equipo es una forma de liderar y aprender simultáneamente. Está bien no tener todas las respuestas y, en cambio, aprender juntos, construyendo confianza y respeto mutuo. Así que pruébalo y pon a prueba a los miembros de tu equipo. Te prometo que te hará pensar de forma diferente sobre el PDCA y el A3.