El sistema operativo y de gestión "Lean" de la Clínica Cleveland les ayudó a afrontar los retos derivados de la pandemia. He aquí varios principios clave que aprendieron y que podrías utilizar para preparar la respuesta de tu organización ante futuras crisis.

La base para aprovechar al máximo las oportunidades y resolver las crisis en el futuro será el aprendizaje adaptativo: lo bien que aprendamos y cómo lo hagamos determinará nuestro éxito. Haciéndonos eco de las preguntas del Marco de Transformación Lean, tenemos que crear la capacidad y la voluntad de afrontar los problemas de frente y mejorar el trabajo para aportar el valor que se necesita desesperadamente.

Estos hechos nos llevan a los retos clave de la Clínica Cleveland en la primavera de 2021: ¿Cómo realizar pruebas y vacunar a toda una población manteniendo a salvo a los que realizan las pruebas y a los vacunadores? ¿Cómo continuar con el trabajo sanitario diario normal cuando lo “normal” parece haberse vuelto del revés?

Abordar los problemas con el pensamiento Lean

El pensamiento y la práctica Lean ofrecen herramientas poderosas para ayudarnos a enmarcar y abordar mejor los retos profundos. La necesidad de que los grupos aprendan y crezcan afrontando los problemas de forma adaptativa y productiva nunca ha sido mayor. Como Josh Howell relataba en su carta “Lean WX-An Rx for Making Things Better” del pasado noviembre, podemos estructurar el trabajo de forma que permita una mejor ejecución al tiempo que se fomenta el aprendizaje adaptativo continuo. Podemos diseñar intencionadamente la experiencia laboral para lograr la excelencia tanto en la ejecución de la tarea como en la experiencia del ser humano que la realiza. Diseñar el trabajo de esta manera permite la excelencia en la ejecución para crear un valor óptimo con el mínimo desperdicio, el aprendizaje para la mejora continua, la innovación, la adaptabilidad y una experiencia de trabajo humano más satisfactoria.

Creemos que aplicar esta forma de pensar nos ayudará a hacerlo mejor en 2021. Y que nos ha ayudado a hacerlo mejor en Cleveland Clinic. Durante nuestra sesión de aprendizaje en línea, Lisa compartió cómo Cleveland Clinic utilizó los principios Lean para establecer rápidamente pruebas de conducción y luego compartirlas con los demás.

Los aspectos fundamentales de Lean proporcionan una guía esencial a la hora de abordar retos cruciales.

Aunque pocos de nosotros estamos capacitados para gestionar pandemias mundiales, sufrir una crisis no es algo inaudito. La Clínica Cleveland descubrió que contar con un sistema preexistente para abordar los retos -incluida una cultura bien establecida con revisiones periódicas, reflexión formal sobre los precedentes y mecanismos para responder a los “defectos” a medida que se producen- puede generar enormes beneficios.

De hecho, creemos que su sistema Lean ha permitido a Cleveland Clinic gestionar la situación en cuestión, reflexionar sobre el trabajo realizado y aprender a mejorar su respuesta ante futuras crisis.

Cleveland Clinic funciona con un enfoque de "equipo de equipos" y asigna cuidadosamente a las personas a "hacer lo que mejor saben hacer".

Es posible que conozca la Clínica Cleveland, un gran sistema sanitario académico sin ánimo de lucro reconocido a menudo como uno de los mejores del mundo. Esta institución centenaria siempre ha buscado la excelencia, no sólo en la atención que presta, sino también en la forma de hacerlo. Desde hace tiempo se esfuerza por funcionar con un enfoque de “equipo de equipos”, asignando cuidadosamente a las personas a “hacer lo que mejor saben hacer”.

Cleveland Clinic aspira a ser el mejor lugar para recibir asistencia sanitaria y a ser el mejor lugar para trabajar en cualquier lugar. Uno de sus principales objetivos es crear un lugar de trabajo que respete a las personas y ofrezca apoyo para garantizar que cada cuidador sea capaz, esté capacitado y se espere de él que mejore las cosas para pacientes y cuidadores.

Cuando surgió la crisis del Covid, los directivos de Cleveland Clinic trataron de aprovechar su capacidad de resolución de problemas para ayudar a conseguir lo más importante: mantener la seguridad de sus pacientes y cuidadores. Un sistema anidado de creencias y prácticas es su enfoque estructurado de la resolución de problemas, una mentalidad y un enfoque técnico sobre los que muchos han reflexionado profundamente en Cleveland Clinic.

Tres principios guían el enfoque de Cleveland Clinic para la resolución de problemas:

Céntrate en cuál es el problema más importante que hay que resolver
No te preocupes por hacerlo perfecto; céntrate en hacerlo mejor. (No obstante, cuando hay vidas en juego, debemos esforzarnos por alcanzar la perfección).
Ponga a disposición de todos los miembros del equipo una retroalimentación rápida -en tiempo real en el lugar de trabajo- para que puedan calibrar rápidamente cómo van las cosas y ajustarlas en consecuencia. ¡Mejora continua!

Estos principios resultaron extremadamente útiles en marzo de 2020, cuando la Clínica Cleveland empezó a abordar las realidades emergentes producidas por la rápida escalada de la enfermedad por coronavirus.

Para garantizar el máximo grado de seguridad de pacientes y cuidadores, Cleveland Clinic decidió inmediatamente poner en marcha alguna forma de la entonces poco comprendida práctica de las “pruebas COVID”. Desde el principio, el planteamiento consistió en identificar, desglosar y luego resolver iterativamente este problema.

A finales de 2020, Cleveland Clinic informó de los resultados de este enfoque:

Más de 300.000 pruebas realizadas
Las pruebas COVID continúan en este sitio inicial
PDCA continuo del proceso y de los métodos de prueba
Muy pocos casos de cuidadores en general
Ningún caso de cuidador relacionado con pruebas a pacientes
Trabajo estándar utilizado para crear centros en otras ubicaciones de Cleveland Clinic en Ohio y Florida y por otros proveedores de atención sanitaria.

Unos meses más tarde, Cleveland Clinic centró su atención en el siguiente problema a resolver: distribuir de forma segura una vacuna contra la gripe a 67.000 cuidadores durante una pandemia mundial.

Un sistema operativo y de gestión Lean sólido y equilibrado desde el punto de vista sociotécnico, fue de gran valor para ayudar a Cleveland Clinic a afrontar los retos derivados de la pandemia.

También creemos que Cleveland Clinic se beneficiará de estar mejor preparada para la próxima crisis, sea cual sea o llegue cuando llegue. Y sabemos que hay dos cosas seguras: siempre habrá más problemas, y a medida que surja cada uno, el aprendizaje continuo será la clave para abordarlos mejor de lo que lo hicimos con el anterior.