Marie Kondo y el arte de las 4S en el hogar

Esta gurú organizadora japonesa se ha vuelto muy popular en los últimos años, pero ¿qué nos dice el Pensamiento Lean sobre su enfoque?

Por: Dave Brunt, CEO, Lean Enterprise Academy

Todos hemos aprendido mucho durante la crisis de Covid-19. Mucho ha cambiado en las últimas semanas, incluyendo – para muchos de nosotros – la forma en que trabajamos. Para millones de personas en todo el mundo, el trabajo en casa se ha convertido en la norma. Incluso puede convertirse en la “nueva normalidad”. Durante esta transición, mientras me refugiaba en nuestra casa en el norte de Gales, reflexioné mucho sobre el aprendizaje y los beneficios que la gente nueva en el trabajo a distancia podría obtener de la aplicación del Lean Thinking.

Casualmente, acababa de empezar a leer Joy at Work: Organizando tu vida profesional, con la coautoría de Marie Kondo. Admito que nunca había leído sus libros anteriores, pero su nombre aparece con bastante frecuencia en estos días en las discusiones sobre las 4 o 5S. Para aquellos que no la conocen, Marie Kondo es una gurú organizadora japonesa. Tiene un programa de televisión popular y un par de libros de gran éxito que se centran en despejar nuestros hogares y vidas. En Joy at Work, Kondo y su coautor Scott Sonenshein, psicólogo organizacional y profesor de la Universidad Rice, han escrito específicamente sobre el lugar de trabajo. En términos de tiempo, parece que la pareja se ha sacado la lotería – ¿qué mejor ocasión para llevar el “método KonMari” a nuestros hogares y a nuestros ambientes de trabajo en casa que el encierro al que nos obligó la pandemia?

Mientras leía el libro, me pregunté si el método KonMari podría ofrecer algo adicional para los pensadores Lean experimentados y, a la inversa, si el pensamiento Lean podría proporcionar un valor adicional a cualquiera que siga las enseñanzas de Marie Kondo.

PENSAMIENTO LEAN Y TRABAJO EN CASA

En primer lugar, creo que es importante destacar que, cuando se trata de la seguridad, el trabajo a distancia no es diferente al trabajo en una organización. El cierre se nos vino encima rápidamente y no tuvimos mucho tiempo para planear. De hecho, muchos tuvieron que “arreglárselas” con el entorno que tienen, sea o no seguro para ellos. Piensa en las muchas videollamadas en las que habrás participado durante el encierro. Algunas personas se situan para que su biblioteca sea el fondo (¿nos hace parecer inteligentes?), otras trabajan en sus cocinas, algunas se sentaron en sus sofás, otras se encorvaron sobre sus portátiles, tabletas o incluso teléfonos. A corto plazo, está bien, pero las consideraciones ergonómicas son realmente importantes para nuestra salud física a largo plazo.

Todas las personas que trabajan desde casa deberían evaluar cómo los cambios en nuestro estilo de vida les han afectado o pueden afectarles y las organizaciones también deben pensar en el impacto. Por ejemplo, Google anunció recientemente que estaba dando a cada empleado un presupuesto de 1.000 dólares para comprar el equipo adecuado para trabajar desde casa. Personalmente, al comienzo del cierre hice la mayoría de mis llamadas en conferencia en mi computadora portátil (usando mi computadora de escritorio para acceder a los materiales durante una llamada). Después de unos días, me di cuenta de que con el aumento del número de llamadas, mi postura me estaba dando dolor de espalda y de cuello. Cambié la posición de mi computadora de escritorio y ahora la utilizo para las llamadas en conferencia, usando mi computadora portátil para documentos adicionales. Una cosa importante que hay que recordar es que la seguridad se aplica a todos las 4M en un diagrama de Ishikawa: tanto la salud física como la mental (para hombres/mujeres) y se aplica a los métodos, máquinas y materiales.

El método KonMari no empieza con la seguridad. El método de Joy at Work comienza con la limpieza. Cuando esta palabra se menciona en el contexto laboral, mucha gente piensa erróneamente en las 5S – el método de organización del trabajo basado en cinco términos japoneses que comienzan con la letra “s”. Pero las 5S no se trata realmente de ordenar, es una disciplina a menudo vista como fundamental para crear conciencia del problema y desarrollar mejoras en el lugar de trabajo. Usaré la terminología de las 4S de ahora en adelante ya que prefiero las 4S a las 5S (personalmente siento que la 4S es sobre estandarizar, sobre el manejo de las tres s anteriores, y que si lo hacemos bien lograremos la 5S – mantener – de cualquier manera). Si están interesados, pueden leer un poco sobre la historia de cómo las 4S se convirtieron en 5S en la gestión del lugar de trabajo de Taiichi Ohno.

Las “S” más importantes son las dos primeras: Seiri y Seiton – clasificar (“purgar” puede ser una traducción más literal) y poner en orden (establecer un lugar para cada cosa y poner cada cosa en su lugar). John Shook y Katie Anderson me han recordado recientemente que las 2S es una actividad cultural en Japón, desarrollada desde una edad temprana en las escuelas primarias. Torbjorn Netlan también tiene un buen artículo sobre este tema. También hay ejemplos en las culturas occidentales. De hecho, el proceso CANDO (Limpieza, Orden, Pulcritud, Disciplina, Orden) del lugar de trabajo de Ford es anterior a las actividades de Toyota.

Estoy bastante seguro de que alguien podría ser capaz de proporcionar un ejemplo aún más antíguo. Seguro que hay casos militares que ilustran la importancia de la organización y la disciplina en el lugar de trabajo.

Para aquellos que recién se inician en el trabajo en casa, la creación de un ambiente propicio para el trabajo y la capacidad de concentración son fundamentos fundamentales que debemos abordar. Me pregunto cuántas organizaciones ayudarán a sus empleados a encontrar una forma de desarrollar el entorno de trabajo adecuado en lugar de dejarles que sigan trabajando desde casa con lo que tienen. Tal vez algunos de ustedes se sientan atraídos por el método KonMari. Después de todo, la alegría en el trabajo suena mucho más atractiva que lo que Kiyoshi Suzaki llamó la “disciplina de vuelta a lo básico” de las 5S!

Para trabajar con alegría, Kondo sugiere que hay tres tipos de cosas que deberías conservar:

1. Cosas que despiertan alegría, como un bolígrafo favorito o una foto de familia.
2. Cosas que sean funcionales y que ayuden a tu trabajo, como una grapadora, una perforadora o un ordenador.
3. Cosas que te llevarán a la alegría futura, como papeles relacionados con un proyecto.

Además, sugiere que deberías trabajar en el orden de los libros, papeles, komono (artículos diversos como material de oficina, artículos eléctricos, específicos del trabajo, etc.) y finalmente artículos sentimentales. Un consejo sabio es que debes asegurarte de que lo haces en un área de la que eres responsable, en lugar de un espacio compartido. Al leer esto, me recordaron que muchos pensadores Lean no se llevan a casa el Lean por esa misma razón.

El libro de Marie Kondo es una luz sobre el problema perenne que la mayoría de los practicantes Lean habrán enfrentado para sostener los cambios provocados por las prácticas de organización del lugar de trabajo que utilizamos. Es fácil ver la “clasificación” y la “puesta en orden” como eventos únicos. Empezar a trabajar en casa puede ser un ejemplo de ello: una vez que el entorno de trabajo se ha organizado, vemos una mejora, pero sin mantenimiento y un proceso adecuado en su lugar, la regresión está destinada a ocurrir tan pronto como las cosas cambien (cuando nos enfrentamos a un nuevo problema, tenemos que realizar un trabajo diferente, o incluso interactuar con diferentes personas).

Las normas y rutinas no deben ser fijadas en piedra: nos ayudan a cuestionar el rendimiento actual y a destacar las oportunidades de mejora. Los marcos como el 4S pueden actuar como una lente que nos ayuda a ver los problemas más claramente.

Un buen ejemplo es la técnica de Almacenamiento de Piezas de Toyota, utilizada en los almacenes de distribución de piezas de repuesto (e incluso en los departamentos de piezas de algunos concesionarios de automóviles). Los siete puntos de la técnica son:

Agrupar las piezas similares (por forma o tipo);

1. Agrupar las piezas similares (por forma o tipo);

2. Almacenar las piezas verticalmente;

3. Almacenar al alcance de los trabajadores;

4. Almacenar las piezas pesadas a un nivel bajo;

5. Tener una ubicación separada para cada número de pieza;

6. Agarrar visualmente aquellas partes con movimiento irregular;

7. Almacenar de acuerdo a la clase de movimiento.

Kondo sugiere algunas de estas ideas, pero no ofrece un proceso continuo para revisarlas. Por ejemplo, almacenar sus papeles verticalmente significa que puede desplegar fácilmente una secuencia de primero en entrar y primero en salir en su papeleo. También agrupa cosas similares. Mantener cerca las cosas que usamos con más frecuencia es de sentido común, pero muy a menudo sentimos que estamos demasiado ocupados para seguir buenos principios básicos.

El desarrollo de los siete puntos de Toyota para que el trabajo a distancia sea más eficaz también sería una gran lección para las organizaciones, una vez que las personas que han trabajado desde casa durante meses vuelven a trabajar y experimentan problemas similares allí.

RESUMEN Y CONCLUSIONES

Desde que comenzó la crisis de Covid-19, todos hemos tenido que hacer frente a los cambios de una manera u otra. Para algunas personas, el trabajo desde casa puede haber llegado como algo fresco y nuevo y su configuración inicial de oficina en casa puede haber aparecido como un desarrollo emocionante, incluso beneficioso. Para otros, habrá traído desafíos. A medida que avanzamos, es importante que recordemos el mantra “la seguridad ante todo” y que tomemos medidas para reconocer los problemas de salud física y mental que pueden provocar cambios tan grandes en nuestra vida laboral. Ser conscientes de la situación es clave. Para algunos de ustedes, el encierro ha proporcionado la oportunidad de experimentar. Es muy posible que hayan evaluado la oficina de su casa o “lo que provoca alegría”. De cualquier manera, habrá mucho más que aprender a medida que avancemos.

Tenemos que ser conscientes de los problemas que estamos tratando de resolver, el trabajo que hay que hacer y las habilidades que necesitamos para poder avanzar. A medida que navegamos por la nueva normalidad, estoy seguro de que nos encontraremos con muchos problemas a resolver que no eran evidentes en un principio – cómo separar la vida laboral de la vida familiar, aprender a interactuar mejor con los colegas de forma virtual, averiguar la mejor manera de embarcarnos en nuevos inicios o de evaluar si estamos atrasados o adelantados cuando trabajamos a distancia, etc. El Pensamiento Lean puede ayudar enormemente a afrontar estos retos. Pero hay que tener cuidado y ser cauteloso con el propósito real de las herramientas que usamos, sin importar lo brillantes que parezcan. Redescubrir lo básico puede ayudar.

Fuente: Planet Lean