Cómo el A3 salvó la vida del doctor Joe y puede salvar la tuya también - Lean Institute Colombia
Category A3

Por: Gabriel Prosofsky de Araujo
Especialista Lean – Lean Institute Brasil.

El pensamiento A3 es una filosofía que se aplica a cualquier entorno y ámbito de nuestra vida. De hecho, muchas personas utilizan sus fundamentos sin darse cuenta de que, en cierto modo, están produciendo su propio A3.

Conozcamos y sigamos la historia del Sr. Joe (izquierda), que sufre problemas de salud que ponen en peligro su vida. Al mismo tiempo (a la derecha), seguiremos cómo los cuidados que se le proporcionan siguen la estructura y los elementos básicos de un A3, con el fin de dar al Sr. Joe una vida larga y agradable, libre de los sufrimientos causados por sus malos hábitos.

El reloj marcaba las tres de la tarde cuando el Sr. Joe llegó al hospital de su ciudad. Últimamente, Joe se esforzaba por subir las escaleras de su casa, y por el camino sentía cómo el cansancio le golpeaba el cuerpo. “¿Fuma usted?”, le preguntó la doctora mientras le atendía. “Unas cuantas cajetillas al día”, respondió sin aliento. “¿Hace usted ejercicio?”, continuó el médico el cuestionario observando su complexión no muy atlética. “Rara vez”, respondió Joe, probablemente utilizando un eufemismo. Tras haber atendido a varios pacientes a lo largo de los años, el Dr. Cris, encargado de ayudar al Sr. Joe, sabía que siempre hay que esperar lo mejor, pero prepararse para lo peor. Afortunadamente, este hospital tiene una amplia experiencia en el uso del pensamiento A3 para salvar vidas, y el Sr. Joe esperaba que pudiera ser otro ejemplo del éxito del hospital. Decidida, la Dra. Chris cogió una hoja de su bloc de notas y un bolígrafo azul, escribió algo y se lo entregó al Sr. Joe:

Prolongando la vida de Joe

“Sean cuales sean los problemas que descubramos por el camino, prolongar su vida es nuestro propósito y nuestra preocupación”, dijo el médico al Sr. Joe.


Contexto:
“Antes de hacer cualquier tipo de examen”, dijo el médico, “necesito hacerle algunas preguntas”. Al cabo de unos minutos, el médico descubrió que el Sr. Joe tiene 46 años y un historial de enfermedades cardíacas en su familia, ya que sus padres y tíos han padecido diversas enfermedades cardíacas. “Brasil está entre los diez países con mayor índice de mortalidad por enfermedades cardiovasculares, ya que casi el 30% de las muertes en el país se deben a este factor”, dijo el médico. “Entre los más afectados están los hombres con una edad media de 56 años”. Todos estos datos son relevantes ya que conectan y dan importancia al propósito de la preocupación de la vida de Joe.


Estado actual:
Tras la conversación, el Sr. Joe fue remitido a un estudio de diagnóstico general de sus condiciones. Las pruebas revelaron algunos problemas relacionados con el tabaquismo, el sobrepeso y la hipertensión del Sr. Joe. Otras pruebas también mostraron resultados que estaban fuera de las directrices médicas. Además, el Dr. Chris observó una alta posibilidad de desarrollar diabetes. No era un buen escenario.


Objetivos:
“Bueno”, la Dra. Chris comenzó la conversación con el Sr. Joe mientras leía los resultados de las pruebas, “tenemos que establecer algunos objetivos para usted. En primer lugar, es fundamental que deje de fumar por el bien de su salud. Joe sabía que no había otra alternativa, así que aceptó intentar superar su adicción en un periodo de 90 días. Además, aceptó intentar perder peso. “Creo que podemos establecer un objetivo de tres pasos”, afirmó el médico. “En 90 días, intentaremos reducir su peso en 3 kilos. En 180, reducir su circunferencia abdominal en 20 cm. En 2 años, nuestro objetivo final será que hayas perdido 25 kg”. Joe sacudió la cabeza en señal de acuerdo con los objetivos fijados.

“En cuanto a la reducción de las tasas de colesterol, triglicéridos y glucosa -continuó el médico-, creo que veremos resultados positivos de forma natural, pues ya están contemplados indirectamente en nuestros objetivos. Inducir un objetivo a estos puntos sería una redundancia, no serían mutuamente excluyentes”.


Análisis:
¿Por qué el Sr. Joe sufre todos los problemas señalados en sus pruebas? Tras unas cuantas sesiones de entrevistas con él y su mujer, el Dr. Chris se dio cuenta de que sus hábitos alimentarios eran horribles. Otro punto que le llamó la atención fue su estilo de vida sedentario. En una entrevista, dijo que jugaba al fútbol, pero tras hacer un seguimiento y observar la rutina del Sr. Joe, se dio cuenta de que durante dos semanas apenas subió las escaleras.


Estado futuro:
“Escucha, Joe”, dijo el médico, “sé que ahora es difícil, pero imagina cómo estarás dentro de 90 días. Imagina cómo serás dentro de 180 días. ¿Y dentro de dos años? Si queremos que tenga una vida más larga y saludable, tenemos que actuar. Joe imaginó su vida sin cigarrillos, en forma y con la mejor salud de su vida. Sabía que no sería fácil conseguirlo, pero ese era el estado en el que quería estar. Así es como Joe quería ser en el futuro. Joe dio un fuerte apretón de manos a la doctora y se comprometió a seguir sus indicaciones para llegar al escenario que habían fijado.


 

 

Contramedidas:
“Seamos claros en los detalles”, continuó el médico, “necesitas saber exactamente lo que tienes que hacer para alargar tu vida varios años. Tenemos que comunicarnos y alinearnos para que quede claro qué cambios de rumbo buscamos.

Así, el Dr. Chris y el Sr. Joe definieron las contramedidas para dejar de fumar, empezar a hacer ejercicio y seguir una dieta regular. Además, también decidieron regular su presión arterial, lo que era vital para garantizar la salud de Joe.

Cuando hablaron de la presión arterial, el médico se sintió inseguro: “¿Sabes qué, Joe? Creo que hemos cometido un error”, declaró, “creo que regular la presión arterial debería ser uno de nuestros objetivos también”. No lo habíamos pensado antes, pero ahora podemos añadirlo a nuestra lista de objetivos a alcanzar. El Sr. Joe sonrió al darse cuenta de que su doctora no temía admitir errores y hacer cambios cuando lo veía necesario. Como resultado, Joe adquirió más confianza porque sabía que estaba en buenas manos.


 Plan:

Tras acordar el plan, el Sr. Joe y el Dr. Chris comenzaron a trabajar en él. El Dr. Chris escribió todos los objetivos en una pizarra y le dijo a Joe que se replantearían las contramedidas y sus respectivas ejecuciones si estos grandes hitos fracasaban.

“Pondré un pie de página en nuestro plan de seguimiento”, expuso el Dr. Chris a Joe, “para que podamos cambiarlo cuando sea necesario corregir el rumbo”. En el pie de página, el Dr. Chris escribió “la posibilidad del hallazgo de la diabetes puede alterar el plan”. “Estaremos atentos a esa posibilidad, Joe”, afirmó el médico mientras Joe miraba el tablero y pensaba en todas las posibilidades que podrían alterar sus planes.


 

Seguimiento:
“Para que todo esto funcione”, continuó la doctora Chris con su informe, “tenemos que tener claro cómo vas a hacer el seguimiento de tus progresos. Necesito que se pese, que mida su cintura, que anote cuántos cigarrillos ha fumado y que se tome la tensión arterial cada semana. Traiga todo esto a nuestra próxima cita para que podamos hacer un seguimiento.

Le esperaba un largo viaje, pero Joe sabía que, aunque la lucha era dura, su trabajo merecería la pena. Empezaba el A3 más importante de su vida para asegurar lo que más importa: su salud y bienestar.

¿Su organización se enfrenta a problemas o tiene como objetivo una condición? ¿Cuál es su necesidad?

Sean cuales sean sus necesidades, ya sea por efectos de la crisis (actual o prevenida), por querer que su empresa alcance mayores y mejores cotas, o por cualquier tipo de problema, la “forma de pensar A3” le conducirá a sus objetivos y plantará el consenso sobre la urgencia de su propósito. A3 también tiene capacidad de comunicación. Es una historia contada con un principio, un medio y un final, cuya construcción se compone de su propia investigación de los problemas que se relacionan con su propósito. Todos los campos de A3 están relacionados.


Título:

¿De qué hablas y por qué?

El título hace referencia a la finalidad de A3. Es como la portada de un libro o el logotipo de una empresa. Una sola frase debe resumir todo el contenido de A3.


 

 

 

Contexto:
¿Por qué es importante su propósito?

El contexto debe indicar la importancia del objetivo de su A3. Completamos esta parte con el entorno y el contexto que rodean el propósito y que impulsan e influyen en las decisiones sobre el mismo. Por regla general, el contexto está lleno de elementos que no podemos cambiar, como la historia, la competencia, la necesidad de innovación, los deseos de los clientes finales o incluso las decisiones estratégicas y los indicadores clave, como los objetivos fijados por la alta dirección (si no se tiene control sobre estas decisiones).


 

Estado actual:
¿Por qué definir problemas cuya mitigación no podemos medir?

En este campo comunicamos los problemas y dolores relacionados con el propósito contextualizado. Al leer el Estado actual, el lector debe armarse de hechos y datos probatorios proporcionados por el autor. La importancia de los datos es máxima: intenta cuantificar tus dolores. Como norma: el Estado Actual está lleno de elementos que podemos cambiar.

Las herramientas para estudiar las condiciones actuales son situadas y variadas, desde la MFV en los procesos hasta una visita al médico. Tenga en cuenta que debe exponer los problemas con hechos y datos. Si no hay hechos y datos, búsquelos.


Objetivos:
¿Qué resultados específicos requiere su propósito?

Establezca objetivos cuantificados y con plazos. Todas las metas y objetivos son una idealización de un estado futuro. Los objetivos no deben ser conservadores. Los objetivos suelen ser necesarios para la viabilidad del negocio y la supervivencia de la organización. Los objetivos también deben proporcionar un carácter desafiante. Intenta establecer objetivos y metas de forma aislada -sin que un objetivo interfiera con el otro- para poder controlar cada uno de ellos adecuadamente.


 

Análisis:
¿Por qué existen los problemas?

El análisis de la causa raíz cierra la investigación del problema. Es un paso importante que tiene el poder de cambiar el alcance de toda la A3, si es necesario. En este campo se describe lógicamente la relación causa-efecto de los problemas. Utilice herramientas como el diagrama de Ishikawa y los 5 porqués, por ejemplo. En este campo se demuestra que investigamos los problemas adecuados con profundidad y propiedad.


Estado futuro:
¿A dónde quieres llegar?

Podemos diseñar el Estado del Futuro de dos maneras diferentes pero conectadas. Este campo se utiliza para proyectar el Estado Futuro que se alcanzará una vez completados todos los objetivos. Sin embargo, también es posible utilizar este campo para ayudarte a perfilar tus objetivos, es decir, primero idealizar a dónde quieres ir -sueño- y luego desplegar desde esta proyección qué objetivos son necesarios para su consecución. Por supuesto, no hay que olvidar que esta proyección debe estar conectada con el propósito, el contexto, el estado actual y el análisis de la causa raíz, en definitiva, con todo el A3.


Contramedidas:
¿Cómo quiere llegar hasta allí?

En este campo describa sus hipótesis de contramedidas generadas para mitigar los efectos de cada una de las causas raíz identificadas en la sección de análisis. La calidad de las contramedidas está directamente relacionada con la calidad del trabajo en equipo, promuévelo. Si descubre que las contramedidas son superficiales, obligue a su equipo a proponer al menos 5 contramedidas para cada causa raíz. Esto les hará pensar fuera de lo que están acostumbrados a pensar. En función de la profundidad de las contramedidas planteadas, es posible que se desglosen los proyectos reales (en este caso, describa el alcance de cada proyecto en el A3), lo que puede requerir la construcción de A3 “hijos”.

No tengas miedo de cambiar algún punto de tu A3. Es un proceso de pensamiento que, entre otras cosas, nos hace estar siempre conectados a su propósito. Es habitual que al definir un campo A3, tengamos que pensar en los cambios de otros campos ya rellenados anteriormente.


Plan:
¿Cómo se garantiza la ejecución?

El plan de ejecución de las contramedidas debe ser sólido y su estilo situacional.

Puede comprender un cronograma común; un cronograma con los principales hitos; o simplemente la descripción de las contramedidas y sus respectivos propietarios. Puede haber un tablero kanban para las contramedidas rápidas, o bien los objetivos que deben cumplirse año a año. También se utilizan los planes que entregan los MVP. Lo importante es tener tracción en la implementación de las contramedidas y que no mueran en el camino, considerando que realmente están llevando a su organización a su propósito declarado. ¡Avanzar en la transformación!


Seguimiento:
¿Cómo se garantiza la consecución del objetivo?

En la sección de seguimiento se comprueba la eficacia de las contramedidas con respecto a la consecución del objetivo. También puede utilizarse para buscar futuras limitaciones en los próximos proyectos o para mantener las mejoras ya realizadas. Preferiblemente con gráficos, en este campo comprobamos la evolución. Es un campo que indica si las obras propuestas van por buen camino. Una vez verificada la evolución, compartir los aprendizajes con otras áreas.

A3 es la visualización concreta de un PDCA.

La historia del Sr. Joe ilustra cómo el pensamiento A3 nos ayuda a buscar las causas profundas de nuestros problemas, ya sea en nuestra vida profesional o personal, y a desarrollar contramedidas eficaces para remediarlos. Cuando experimentamos síntomas de enfermedad (fiebre, por ejemplo), acudimos naturalmente a un hospital. Allí nos sometemos a pruebas para averiguar la causa de esos síntomas (en este caso, podría ser una enfermedad, como la gripe) y tomar medidas para combatirla (las contramedidas; tomar medicamentos, por ejemplo). Estaríamos indignados si, al llegar al hospital con fiebre, nos dieran simplemente un medicamento para bajar la fiebre sin hacer pruebas para saber qué la está causando.

Del mismo modo, debería resultar natural que, cuando encontremos síntomas de problemas en nuestras organizaciones, investiguemos las causas profundas de esos síntomas (al igual que en los exámenes hospitalarios, podemos utilizar métodos estructurados -los cinco porqués, por ejemplo- para descubrir las causas) y, a continuación, desarrollar contramedidas eficaces que aborden no sólo los síntomas, sino sus causas subyacentes.

Con demasiada frecuencia, en las prisas del día a día, tratamos los síntomas de nuestras organizaciones como si fueran las causas, y combatimos la fiebre de forma rápida y mal pensada, sin investigar lo que la ha provocado. El pensamiento A3 nos proporciona una forma estructurada de centrarnos siempre en las verdaderas causas de los síntomas, eliminando realmente los problemas a los que nos enfrentamos a diario, y no sólo enmascarándolos y convirtiéndolos en desperdicios ocultos.

Fuente: Planet Lean

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