Usando el diagrama de espagueti para aplicar la norma de distanciamiento social del COVID-19 - Lean Institute Colombia

Una simple herramienta "Lean" puede ayudarnos a crear flujos más seguros en nuestros negocios, un desafío crítico mientras planeamos nuestro regreso al trabajo con nuevas medidas de distanciamiento social.

Por: Dave Brunt, CEO, Lean Enterprise Academy - Reino Unido



"La seguridad ante todo" es un mantra muy conocido en el mundo de los negocios. Protegernos a nosotros mismos, a nuestros colegas y a nuestros clientes siempre ha sido primordial, pero la llegada del coronavirus parece haber creado una nueva dimensión en la planificación y entrega de procesos seguros, que probablemente afectará a nuestra vida cotidiana en el futuro inmediato. Una de las medidas que nuestros gobiernos están tratando de introducir para tratar de evitar la propagación del Covid-19 es el distanciamiento físico (comúnmente denominado "social").

Ahora que en muchos países la tasa de infección está finalmente disminuyendo y la gente está dirigiendo su atención al difícil problema de reanudar su vida cotidiana, es evidente que necesitamos soluciones creativas para volver a trabajar con seguridad. Una vez más, el Pensamiento Lean viene al rescate.

 

Si entra en cualquier tienda o supermercado hoy en día, es probable que vea aparecer por todas partes una gestión visual que ayude a garantizar que las personas mantengan la distancia física mientras compran.

Las líneas en el suelo, a dos metros de distancia, nos muestran dónde debemos pararnos, ya sea haciendo cola para entrar en una tienda, recogiendo nuestros comestibles o en la cola esperando para pagar.

El impacto de las imágenes simples es fácil de ver. Por supuesto, algunos lugares han hecho esto mejor que otros. No estoy seguro de por qué existe tal variación, pero aquí hay algunos consejos que pueden ser útiles al volver al trabajo y buscar maneras de incorporar las nuevas reglas en sus actividades diarias.

Cualquiera que sea su organización (estas sugerencias se aplican a cualquier lugar de trabajo, no sólo a las tiendas), la clave aquí es empezar a repensar el trabajo y diseñar flujos seguros en nuestros procesos.


DESARROLLAR EL FLUJO SEGURO

Flujo seguro. En el contexto de Covid-19, "seguro" tiene mucho que ver con la distancia (para la cual el estándar global es de dos metros) y la exposición (cuánto tiempo se está expuesto al virus), y ciertamente estamos escuchando mucho sobre esto. Por otra parte, el término "flujo", no está siendo usado por los medios de comunicación y los gobiernos. Creo que deberían usarlo.

Para cualquier actividad, los pensadores Lean primero definen el valor a través de los ojos del cliente y, no hace falta decir que todos los clientes quieren estar seguros.

En la situación actual, esto requiere la compresión del tiempo para asegurar que estemos expuestos al riesgo potencial de infección durante el menor tiempo posible.

Para los propietarios de empresas que navegan por las nuevas normas, significa permitir el flujo para garantizar que las actividades de valor añadido puedan llevarse a cabo una por una, sin interrupción, comprimiendo así el tiempo que nos lleva a los clientes, por ejemplo, visitar el supermercado, asistir a nuestra cita médica y posteriormente recibir los resultados de las pruebas, o incluso hacer que nuestro coche sea revisado o reparado.

Si no se dispone de flujos seguros, se corre el riesgo de que las actividades que antes eran perfectamente seguras se conviertan en peligrosas oportunidades de infección (por no hablar de los esfuerzos que requieren mucho tiempo).

Para desarrollar flujos seguros, he aquí una herramienta sencilla que puede ayudarle a organizar mejor su lugar de trabajo y a establecer un control para garantizar que se siguen las nuevas directrices: el gráfico de espagueti.


EL GRÁFICO DE ESPAGUETI

Esta es posiblemente la más simple y ciertamente una de las técnicas más visuales. Se utiliza para hacer visibles los pasos del proceso siguiendo el movimiento de las personas, la información o los materiales y dibujando una línea en un diagrama de disposición para representarlo visualmente. Con el fin de comprender cómo llevar a cabo el trabajo de la manera más eficaz y eficiente posible, normalmente anotamos la distancia recorrida, el número de pasos y el tiempo empleado y cualquier retroceso para completar un proceso.

También debemos pensar en cualquier problema de seguridad que surja de una disposición o pasos nuevos en nuestro proceso.

Los gráficos de espagueti son una aportación clave para la creación de gráficos de trabajo estandarizados que muestran el movimiento de los trabajadores y la ubicación del material en relación con el entorno físico.

A medida que el Covid-19 se extendía por todo el mundo, las organizaciones que permanecían abiertas tenían que responder rápidamente al reto de asegurar el distanciamiento físico entre los clientes.

Los gráficos de espagueti del ejemplo que se presenta a continuación muestran las visitas típicas de los compradores a una tienda de conveniencia y el flujo de clientes dentro de la tienda, antes y después de la introducción de las contramedidas de distanciamiento físico.

Establecer un flujo unidireccional con un distanciamiento físico de dos metros introduce por primera vez la idea de la compra estandarizada: ya no tiene sentido colocar los artículos que se compran con frecuencia, como la leche y el pan, en esquinas opuestas de la tienda. Tales disposiciones nunca fueron sobre el valor para el cliente, eran para beneficiar las ventas del minorista.

En su lugar, deberíamos "nivelar la selección" de los artículos de mayor demanda, colocándolos a intervalos de dos metros intercalados con productos de menor frecuencia de compra. Esto puede suavizar el flujo dentro de la tienda, en un momento en el que la velocidad en el servicio a los clientes es más importante que nunca (menos colas significa menos multitudes, lo que significa menos oportunidades de contagio).

Esos flujos también permiten visualizar los cuellos de botella, por ejemplo, en el cruce de determinados productos o en la caja.

El diseño y la aplicación de esas medidas puede ser un dolor de cabeza para los minoristas al principio, pero apuesto a que no tardarán en darse cuenta de que la localización estratégica de las mercancías antes de los productos con ciclos de recogida más largos puede aumentar las ventas: mientras estamos esperando en la cola, no podemos dejar de mirar a nuestro alrededor y bien podemos decidirnos a favor de algunas compras de última hora.

Imagine que un minorista cambiara el diseño para asegurar que la tienda fuera más segura y rápida de usar. ¿Tendrías que pensarlo dos veces para ir a ese supermercado a hacer tus compras?

El flujo de compradores en una tienda antes y después de la implementación de medidas de distanciamiento social

¿Pero qué hay de la seguridad de los trabajadores? Hay cajeros, por supuesto, que cada vez se ven más con mascarillas y guantes, a menudo con barreras de plexiglás que los separan de los compradores, pero también están los responsables de reponer las estanterías.

Mientras se realiza el reabastecimiento, es muy difícil mantener la distancia física necesaria.

Probablemente vamos a ver alguna solución creativa de problemas aquí, lo que podría conducir a nuevos diseños de tiendas donde el reabastecimiento y los flujos de clientes están separados. Rellenar las caras de las ganzúas (los estantes) desde atrás, por ejemplo, podría separar a los trabajadores de la tienda de los clientes, permitiendo a ambos mantener la distancia física. Sin embargo, cualesquiera que sean los experimentos que se lleven a cabo, el flujo unidireccional será necesariamente parte de la ecuación si consideramos que la seguridad es importante para los clientes.


DIFERENTE AMBIENTE, MISMO FLUJO

No serán sólo los supermercados los que tendrán que implementar flujos seguros. Imagina que asistes a una cita médica rutinaria en un consultorio médico, después de que se haya levantado el cierre. Los espaguetis que grafican los flujos podrían ayudar a los médicos a encontrar la mejor manera de separar a los pacientes entre ellos y sus colegas.

Ya se han producido grandes cambios en términos de rediseño de este proceso. A los pacientes que contactan con la práctica de su médico se les da, en primer lugar, un tiempo en el que un profesional médico se pondrá en contacto con ellos.

La cita puede ser por teléfono o incluir una consulta por vídeo, con el propósito de triage del paciente y determinar si necesitará o no ver físicamente a un médico. Ese proceso de triaje reduce drásticamente el número de pacientes que tendrán que visitar físicamente el consultorio, lo que a su vez reduce el riesgo para los pacientes y el personal de primera línea.

En el caso de los pacientes que sí asisten a una cita en persona, el flujo seguro comienza en la puerta, donde se comprueba su temperatura antes de que se les permita entrar.

Me sorprende que el pensamiento Lean pueda ayudar a mejorar la calidad y comprimir el tiempo para los resultados de las pruebas también - el flujo uno a uno siempre es más ideal que los grandes enfoques centralizados por lotes.

Un flujo seguro y unidireccional en un concesionario y taller de reparación de automóviles canadiense. Uno de nuestros socios minoristas de automóviles también ha estado trabajando en la creación de un flujo seguro en sus instalaciones.

En Meadowvale Toyota, en Canadá, el trabajo estandarizado en la recepción de clientes se ha modificado para que las personas puedan seguir la regla de los dos metros en todo momento. Además, los controles de cada vehículo, como el volante y las palancas de cambio, están esterilizados y protegidos.

En un intento por aplicar métodos que ayuden a todos a mantener una distancia segura, el equipo de Meadowvale ha establecido simples barreras físicas, utilizando neumáticos y cinta adhesiva, que conducen a los clientes a través de la recepción hasta una zona de salón donde pueden esperar a que su vehículo sea reparado.

A partir de ahí, el camino diseñado les lleva al proceso de pago y entrega del vehículo. Este es un ejemplo simple pero brillante de cómo se acerca cada vez más a la prueba de errores (poka-yoke, como lo llamamos los pensadores Lean) para los clientes y el personal.

El Lean Thinking ya tiene un número de métodos probados y comprobados que apoyan la creación de flujos seguros. El gráfico de espagueti es un ingrediente clave para desarrollar un trabajo estandarizado y asegurar que somos capaces de mantener el flujo de valor a los clientes.

Con el distanciamiento físico que probablemente nos acompañe por un tiempo, es crítico que aprovechemos nuestro conocimiento Lean para ayudar a hacer el trabajo más seguro. Después de todo, para nosotros es sólo un nuevo problema a resolver.

Fuente: Planet Lean

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