Gerenciamiento diario y la experimentación en tiempos de crisis - Lean Institute Colombia

Mientras las empresas luchan por superar el cambio y un futuro incierto en medio de la crisis de Covid-19, el autor sugiere que usen una gestión diaria Lean y creen una mentalidad de experimentación.

Por: JOSÉ ROBERTO FERRO - FUNDADOR LEAN INSTITUTE BRASIL



En estos tiempos de crisis, todo parece estar en un constante estado de cambio. En las pequeñas empresas y las grandes corporaciones, en los procesos individuales, en las estaciones de trabajo y entre las operaciones, todas nuestras suposiciones y hábitos están siendo desafiados. Lo único que sabes con seguridad es que nada es seguro.

En este contexto, es natural centrar inicialmente nuestros recursos y esfuerzos en la supervivencia, la reacción más humana. Para muchos, esto significa detener nuestras actividades de planificación, posponer las decisiones, detener las operaciones, cancelar las órdenes de compra, despidos masivos, etc. Para algunos (probablemente pocos) de ustedes, la "nueva normalidad" está trayendo la oportunidad de acelerar el crecimiento, contratar gente, comprar más o nuevos materiales o servicios.

Independientemente del grupo al que pertenezcas, es obvio que ajustarse a esta situación completamente nueva es algo que todo el mundo necesita hacer y está haciendo ahora. Con eso en mente, creo que todos deberíamos hacernos algunas preguntas:

¿Cuáles son las herramientas y técnicas más importantes que necesitamos ahora?

¿Cuál es la mentalidad correcta para enfrentar esta crisis?

En mi opinión, la gestión diaria es, con mucho, el proceso más importante en el que hay que centrarse, ya que proporciona la claridad necesaria para tomar las decisiones empresariales más importantes basándose en hechos y datos, en lugar de usar suposiciones y emociones. Dependiendo de dónde se encuentre en su viaje Lean, su sistema de gestión diaria puede necesitar ser ajustado y fortalecido o repensado, si lo que tiene no es lo suficientemente robusto, o incluso debería comenzar desde cero.

 

En cuanto a la mentalidad, sugiero poner la experimentación en el centro de su trabajo, como una forma de convertir cada día en un nuevo experimento.

 

¿Pero qué significa eso en términos prácticos? ¿Qué tenemos que hacer ahora?

 

Es probable que la mayoría de las organizaciones ya hayan creado un proceso de gestión de crisis en diferentes niveles de la organización (algunas incluso pueden estar utilizando una "sala de guerra" - u obeda, un término que parece más apropiado que nunca en este momento). Este proceso posiblemente funciona a diario y ha demostrado ser, no es sorprendente, muy caótico a veces. Esto es completamente normal, especialmente considerando las circunstancias excepcionales.

 

Si su empresa ya tiene un sistema de gestión diaria estructurado, es muy probable que la estrategia relacionada con él tenga que ser revisada sustancialmente, ya que el mes actual (y probablemente el siguiente) será muy diferente de lo que imaginamos hace algún tiempo cuando se hicieron los planes. A la luz de estos nuevos acontecimientos, puede ser necesario revisar sus rutinas de gestión diaria.

 

En un proceso típico de gestión diaria, cuando se examina el ciclo de aprendizaje del PDCA, las fases de planificación y ejecución se definen principalmente por la estrategia y los objetivos estratégicos. Y lo que se hace todos los días para llegar allí está representado por C (comprobar) y A (actuar). En este momento, debido a la incertidumbre e inestabilidad actuales, puede ser necesario revisar nuestros objetivos estratégicos diariamente (es decir, un nuevo C-D cada día), lo que por supuesto requeriría una respuesta diferente (un nuevo C-A cada día). Puede que tengas que hacer un ciclo completo de PDCA cada día, a veces más de uno al día, incluso cada hora.

 

A medida que avance en su fase de planificación, debe saber que tendrá que tomar decisiones con una información limitada disponible, en circunstancias que cambian continuamente y a menudo en un contexto muy estresante. Tendrá que responder a la pregunta "¿qué problema estamos tratando de resolver?" más rápidamente que nunca, porque mañana puede surgir un problema completamente nuevo.

 

Otra condición previa para poder satisfacer eficazmente las necesidades de la empresa en este momento crítico es alinear los tres niveles principales de la gestión diaria -estratégico, directivo y operativo- en la medida de lo posible mediante la aplicación de una sólida estrategia de complementación.

 

Otro desafío, especialmente para las organizaciones que aún no dominan el uso de la gestión diaria es hacerlo todo a distancia, ya que las limitaciones en todo el mundo nos obligan a la mayoría de nosotros a quedarnos en casa y trabajar desde allí. Estas empresas tendrán que aprender rápidamente, quizás confiando en un software amigable que simule la misma dinámica que una reunión de gestión diaria cara a cara, utilizando simples herramientas de gestión visual. Tendrá que adaptar la solución digital a sus necesidades para permitir el flujo de información crítica en toda la empresa y hacer un seguimiento efectivo de las acciones y los resultados esperados (reales frente a los esperados).

 

Las organizaciones, especialmente las que aún no han adoptado el pensamiento Lean, tendrán necesariamente que cambiar su forma de pensar, independientemente de que su gente acepte o no el cambio y tenga la capacidad de hacer ajustes rápidos. Necesitamos entender que ante una emergencia como la pandemia de Covid-19, necesitamos ciclos de aprendizaje mucho más cortos, al menos diarios.

Hasta hace poco, esto podía dar a una empresa una ventaja competitiva; ahora, es una cuestión de supervivencia. Por supuesto, hay una buena posibilidad de que también cometas errores todos los días; sin embargo, el hecho de que al día siguiente vuelvas te permitirá ajustarte, aprender y pasar al siguiente experimento. Después de todo, ese es el tipo de velocidad de aprendizaje que toda organización debería buscar.

Por supuesto, cuando el polvo finalmente se asiente y surja la nueva normalidad, también será necesaria una importante reevaluación de su estrategia general. Puede ser muy diferente de lo que ha sido hasta ahora, para reflejar las cambiantes condiciones del mercado. Es probable que la demanda fluctúe durante algún tiempo, lo que le obligará a establecer una nueva cadencia y posiblemente a revisar también su presupuesto. Hasta que llegue ese momento, cuide de su personal - son esenciales para su futuro - y apoye su salud física y mental - proporcionando un ambiente de trabajo seguro y protegiendo sus empleos.

 

Recuerde: lo que hagamos hoy hará que su negocio mejore mañana, sin importar la situación en la que nos encontremos. Es nuestra obligación hacer todo lo posible para que sea mejor que nunca.

 

Fuente: Planet Lean

Abrir chat